天心系統(tǒng)建(財務軟件應該如何初始建賬)
1.財務軟件應該如何初始建賬
系統(tǒng)軟件的初始化也是賬務軟件使用中一次性的工作，系統(tǒng)初始化過程中設定的會計科目代碼結(jié)構(gòu)及一些參數(shù)在結(jié)束建賬后即無法修改，系統(tǒng)初始化的質(zhì)量對賬務軟件的質(zhì)量和工作的效率將產(chǎn)生直接的影響，所以系統(tǒng)軟件的初始化設置也是非常重要的。
實際工作中，有不少會計軟件用戶因為初始化的不恰當而嚴重影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量。 目前出版的有關(guān)會計電算化的書籍大多數(shù)只介紹會計軟件設計的程序語言、程序結(jié)構(gòu)及編寫原理等，對會計軟件系統(tǒng)初始化很少涉及。
本文從初始數(shù)據(jù)收集、編碼設置、數(shù)據(jù)裝入、環(huán)境設定等幾個方面談談系統(tǒng)初始化。 一、數(shù)據(jù)收集 系統(tǒng)初始化需要收集手工賬中的會計科目和各科目的余額，如從年度中間開始建賬還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。
所以需預先從手工賬中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額。在此要注意完整地收集最底層明細科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時輸入的數(shù)據(jù)的準確、順利。
二、編碼設置 賬務系統(tǒng)中廣泛應用代碼，在此主要介紹科目代碼的設置。建賬時要將收集到的會計科目加入賬務系統(tǒng)，建立賬務系統(tǒng)的會計科目體系。
在電算化賬務系統(tǒng)中除了象手工賬務一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼。會計科目編碼通常用阿拉伯數(shù)字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設有固定的位數(shù)表示不同層次的會計科目。
如第一段表示總賬科目，第二段表示二級明細科目，第三段表示三級明細科目。 在設定科目編碼時需要重點注意以下問題： （一）系統(tǒng)性 財政部已制定的各行業(yè)會計制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。
在設定總賬科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關(guān)規(guī)定，設立明細科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外，可按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。 （二）對應性 要保證每一個代碼對應于一個會計科目，既不允許出現(xiàn)重復的科目編碼又不允許出現(xiàn)同名的會計科目，但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目，則可以被系統(tǒng)接受而不認為是同名的會計科目。
（三）簡潔性 在滿足管理要求和適合計算機處理的的前提下，力求代碼簡單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。 （四）可擴展性 會計科目體系一經(jīng)設定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。
修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。
總賬科目編碼長度由所選會計制度來決定通常為3~4位，而確定某一級明細科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個數(shù)來確定的，以二級明細科目為例，總賬科目為其上級科目，銀行存款、應收賬款、銷售收入、管理費用等總賬科目都有二級明細科目，銀行存款通常以開戶銀行及賬號為明細科目，少則二三個，多則二三十個，銷售收入、管理費用等科目下設的二級明細科目一般都不會超過九十九個，兩位長的代碼應能滿足以后添加同級科目的需求，而應收賬款等往來科目通常以客戶或單位為來設置明細科目，明細科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個，多則成百上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由于同級科目必須使用等長的科目編碼，其他總賬科目下的二級科目也要使用三位或更長的科目編碼。 如果設定的分段代碼位數(shù)較長而絕大多數(shù)上級科目所包含的明細科目個數(shù)不多時，其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響，與簡潔性相矛盾。
為了解決這一矛盾，可將明細科目先分類，按分類設置二級科目，然后再設置下級明細科目，如應收賬款總賬科目下先按客戶所屬地區(qū)分類，設置二級明細科目，然后再按客戶名設置三級明細科目。 更理想的解決方案是應用往來客戶輔助核算，目前的商品化會計軟件通常都提供了這一功能。
因輔助核算中的項目代碼與會計科目的代碼完全獨立，自成體系，項目代碼只與其關(guān)聯(lián)會計科目如前述應收賬款等往來科目相關(guān)，不影響其他科目的代碼設定，與科目代碼的位數(shù)無關(guān)，非常便于擴充。 如選用了輔助核算功能，在科目代碼設置之后，還要設置輔助項目代碼及名稱。
如果單位的會計業(yè)務，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體系時還要將外幣考慮進去。會計軟件中提供了復幣核算的功能，在系統(tǒng)初始化時必須將外幣資料輸入系統(tǒng)，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等。
三、數(shù)據(jù)輸入 完成上一步工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)。賬務系統(tǒng)在一月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。
如賬務系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務系統(tǒng)之前各月的累計發(fā)生額，這是為會計報表所準備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計發(fā)生額，由于會計數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報表中如需要全年累計發(fā)生額，系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。 在實際操作中大部分會計軟件都提供了簡化操作的方法，即只需輸入最底層明細科目的年初余額和累計發(fā)生。
2.財務軟件建賬期初數(shù)如何錄入
新建賬的賬戶的期初數(shù)，是以上期的期末數(shù)作為建賬的初始數(shù)據(jù)。也就是把上期的期末數(shù)，按照對應的會計科目填寫到新的賬戶里就可以。
拓展資料：
期初記賬是某個公司或單位的會計對上期（上個月）的賬目已結(jié)清并上報給了財務部門，然后這一期（這個月初）剛開始的余帳記入賬目稱為期初記賬。
期初余額（opening balance），是指期初已存在的賬戶余額。
期初余額以上期期末余額為基礎(chǔ)，反映了以前期間的交易和上期采用的會計政策的結(jié)果。
通常，期初余額是上期賬戶結(jié)轉(zhuǎn)至本期賬戶的余額，在數(shù)額上與相應賬戶的上期期末余額相等。
但是，由于受上期期后事項、會計政策變更、前期會計差錯更正等諸因素的影響，上期期末余額結(jié)轉(zhuǎn)至本期時，有時需經(jīng)過調(diào)整或重新表述。
期初數(shù)據(jù)錄入完畢，必須期初記賬后，才能開始日常業(yè)務核算，未記賬時，允許進行單據(jù)錄入、賬表查詢。
沒有期初數(shù)據(jù)的用戶，可以不錄入期初數(shù)據(jù)，但也必須執(zhí)行期初記賬操作。如果期初數(shù)據(jù)是運行“結(jié)轉(zhuǎn)上年”功能得來的，為未記賬，需要執(zhí)行記賬功能。
期初余額反映了以前期間的交易和上期采用的會計政策的結(jié)果。
期初余額應以客觀存在的經(jīng)濟業(yè)務為根據(jù)，是被審計單位按照上期采用的會計政策對以前會計期間發(fā)生的交易和事項處理后的結(jié)果。期初余額與注冊會計師首次接受委托相聯(lián)系。
若審計人員對被審計單位常年進行財務報表審計，應注意本表期初數(shù)與上期審計工作底稿中的固定資產(chǎn)和累計折舊期末余額的審定數(shù)核對相符。
若審計人員因被審計單位變更委托事務所而初次進行年度報表的審計，可向前任事務所借閱其工作底稿。
如果前任事務所具有良好的工作信譽，則后任可僅對包括本表在內(nèi)的信息進行一般性復核。需注意的是，后任是否信任前任的工作底稿，取決其職業(yè)判斷，并為此承擔責任。
如果被審計單位此前從未經(jīng)過事務所審計，即初次審計情況下，審計人員應對期初余額進行較全面的審計，尤其是被審計單位的固定資產(chǎn)數(shù)量多、價值大、占資產(chǎn)總額比重高時更應如此。
最理想的方法是追查自該單位設立起的固定資產(chǎn)和累計折舊賬戶中所有重要的記錄。
3.會計軟件做賬的步驟
(1)初始建賬。就是根據(jù)企業(yè)具體行業(yè)要求和將來可能發(fā)生的會計業(yè)務情況，購置所需要的賬簿，然后根據(jù)企業(yè)日常發(fā)生的業(yè)務情況和會計處理程序登記賬簿。
(2)會計事項分析。包括經(jīng)濟業(yè)務分析、原始憑證審核等工作。
(3)編制會計憑證。即對企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務進行確認和計量，并根據(jù)其結(jié)果，運用復式記賬法編制會計分錄，填寫會計憑證。
(4)登記有關(guān)賬簿。即根據(jù)會計憑證分別登記有關(guān)的日記賬、總分類賬和明細分類賬，并結(jié)出發(fā)生額和余額。
(5)編制試算平衡表。即根據(jù)總分類賬試算平衡表和明細分類賬試算平衡表，檢查記賬有無錯誤。
(6)期末調(diào)賬和編制工作底稿。期末結(jié)賬前，按照權(quán)責發(fā)生制原則，確定本期的應得收入和應負擔的費用，并據(jù)以對賬簿記錄的有關(guān)賬項作出必要調(diào)整，編制調(diào)賬分錄和試算平衡表，并結(jié)合分類賬和日記賬的會計數(shù)據(jù)，據(jù)以編制工作底稿，以方便下一步對賬和結(jié)賬工作，并為最后編制報表提供便利。
(7)對賬和結(jié)賬。對賬是為確保賬簿記錄的正確、完整、真實，在有關(guān)經(jīng)濟業(yè)務入賬以后進行的對賬工作，主要有賬賬相對、賬證相對和賬實相對。
結(jié)賬即結(jié)清賬目，在把一定時期所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務全部登記入賬后，將各種賬簿記錄的經(jīng)濟業(yè)務結(jié)算清楚，結(jié)出本期發(fā)生額合計和期末余額，或?qū)⒂囝~結(jié)轉(zhuǎn)下期，以便編制財務報表，分清上下期會計記錄和分期繼續(xù)核算。
(8)編制和報送財務報告。根據(jù)賬簿記錄編制資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，報告企業(yè)財務狀況和經(jīng)營成果。
4.關(guān)于材料采購的ERP會計科目設置
機器運作資料就是用來作為ERP算產(chǎn)能 生產(chǎn)負荷的一個重要數(shù)據(jù) 天心系統(tǒng)基礎(chǔ)資料準備 大類 模塊 所需資料 共用資料 所有模塊 營業(yè)人資料設定、部門資料、員工資料 幣別資料、密碼及權(quán)限資料、倉庫資料 客戶廠商資料、系統(tǒng)預警資料刷新設置 貨品資料、審核流程設計 財務系統(tǒng) 總帳系統(tǒng) 會計科目設置、銀行資料、科目預算、帳戶資料 期初憑證（即科目余額）、期初應收/應付票據(jù) 期初應收/應付帳款、期初帳戶余額 收付款 進銷存系統(tǒng) 進銷存 貨品標準成本、采購受訂政策、期初存貨輸入、特殊定價政策（優(yōu)先采購受訂政策） MRP2 生產(chǎn)制造 商品物料表、貨品附加信息、替代品、模具、機臺信息、機臺可供生產(chǎn)時間、工作行事例、制程代號設定、制成品制程規(guī)劃 MRP MRP-II 系統(tǒng)運行 物料編碼原則、倉庫儲位管理辦法、BOM及工藝流程管理 組織結(jié)構(gòu)圖、各部門運作流程、崗位職責說明書 天心基礎(chǔ)資料準備設置明細 一、營業(yè)人資料設定： 1、基本設置 項次 項目設置 內(nèi)容說明 備注 1 公司代號 即數(shù)據(jù)庫名稱，在建帳套時確定，不可修改 最長四碼，不可用中文 2 公司名稱 本公司對內(nèi)對外的稱呼 3 會計期間 財務在帳務結(jié)算時的一定期間 4 開帳日期 使用本系統(tǒng)的開帳日期 建議在月初開帳 5 本業(yè)稅率 企業(yè)稅率 如貨品統(tǒng)一稅率，可設置 6 本位幣 企業(yè)交易常用幣別，與外幣區(qū)別 7 稅務制度 財務核算制度 可在大陸、臺灣、其他中選擇 8 成本計算方式 存貨發(fā)出的成本計算方法 建議使用移動加權(quán)或月加權(quán) 9 盤存方式 企業(yè)作存貨盤存時的方式 可在永續(xù)及實地中選擇 10 編碼長度 指定基礎(chǔ)資料（如料號）碼長 會計科目最長20碼、貨品代號最長20碼、員工編碼最長12碼 11 報表長度 在固有報表中某字段所占長度 金額、稅金、數(shù)量、單價 品號、品名、部門、庫位 12 小數(shù)位數(shù) 單據(jù)中小數(shù)位數(shù)，一經(jīng)設定，位數(shù)可調(diào)大，不可調(diào)小，否則已引起數(shù)據(jù)四舍五入誤差 數(shù)量、單價、金額、稅金 13 MRP小數(shù)位 針對MRP模組的數(shù)量小數(shù)位 MRP數(shù)量 14 報表小數(shù)位 系統(tǒng)所固有報表的小數(shù)位數(shù) 15 含借入借出否 借入借出量是否影響倉庫庫存數(shù)量 有借入/出情況才選擇 16 單據(jù)編碼原則 本系統(tǒng)所使用單據(jù)編號，以利數(shù)據(jù)統(tǒng)計及運算 可選擇按年/月/日流水編碼或者手工編號（但不建議） 17 憑證過帳方式 本系統(tǒng)產(chǎn)生憑證時的方式 □審核 □不審核 項次 項目設置 內(nèi)容說明 備注 18 憑證類型 對憑證的分類 可選通用或收付轉(zhuǎn)憑證 19 電話號碼 本公司常用電話號碼 20 傳真 本公司常用傳真號碼 21 中（英）文地址 本公司所在地名 2.可選設置 項次 項目設置 內(nèi)容說明 備注 1 憑證產(chǎn)生方式 其他模塊單據(jù)是否立即轉(zhuǎn)切憑證 2 MRP在制品部分參與費用分配否 對于在制貨品的成本是否參與人工與制費分攤 3 售價政策歸屬客戶 是否作用于其歸屬客戶 4 行業(yè)別 企業(yè)所屬行業(yè) 具有特殊功能 5 營業(yè)登記 營業(yè)登記證號 6 英文名稱 企業(yè)對內(nèi)對外的英文稱呼 7 帳套序號 當企業(yè)需進行子公司帳務管理時，可用序號區(qū)分，以利資料整合 8 稅務編碼 企業(yè)登記注冊時所有稅務號碼 9 法人基本情況 企業(yè)法人資料，以供單據(jù)使用 二、客戶/廠商資料： 1、基本設置 項次 項目設置 內(nèi)容說明 備注 1 客戶/廠商代號 對所有客戶和廠商進行編號，以利系統(tǒng)運作 2 全稱 客戶/廠商的注冊稱呼 3 類別 類別歸屬，以利采購、業(yè)務運作 客戶/廠商/客戶兼廠商 4 發(fā)票地址 發(fā)票上的地址，一般也為公司所在地址 5 幣別 與該客戶/廠商交易時較常用的幣別 如無固定幣別，不設定 項次 項目設置 內(nèi)容說明 備注 6 交易方式 與該客戶/廠商交易時較常用的交易方式 7 聯(lián)絡人 該客戶/廠商的聯(lián)絡人姓名 8 立帳方式 產(chǎn)生應收付款的方式 9 扣稅類別 與該客戶/廠商交易的稅種 在價內(nèi)稅/價外稅/不計稅間選 2、可選設置 項次 項目設置 內(nèi)容說明 備注 1 簡 稱 簡略稱呼 2 分倉地址 客戶的公司地址和倉庫地址不同時使用 3 帳務歸屬 與子公司發(fā)生帳務，而在母公司收付款 4 信用管制 對該公司的信用額度 5 負 責 人 該客戶/廠商的負責人姓名 6 會 計 該客戶/廠商的會計姓名 7 公司地址 該客戶/廠商的注冊地址 8 電話傳真 該客戶/廠商的電話與傳真號碼 9 開戶銀行 與之交易后的收付款銀行 10 責任業(yè)務 負責此客戶/廠商的本公司業(yè)務員 11 按外幣沖銷否 系統(tǒng)自動以外幣進行帳款的沖銷 只有按原交易幣種沖帳才設 12 特色資料 客戶或廠商所具備的特點歸類 看管理需要而設 13 營業(yè)資料 客戶或廠商各種經(jīng)營資料 14 貿(mào)易資料 與對外貿(mào)易出口相關(guān)的各項資料 如船名、報關(guān)行等 三、員工資料： 1、基本設置 項次 項目設置 內(nèi)容說明 備注 1 員工代號 給員工的設定編號，以便管理 最長為12碼 2 員工姓名 員工稱呼 2、可選設置 項次 項目設置 內(nèi)容說明 備注 1 年度目標 年度目標業(yè)績 2 人事資料 員工的各項基本資料 3 特殊資料 員工所具備的特點歸類 4 到職日 進入本公司時間 5 部門代號 所屬部門編號 6 上級主管 直接管理人員 7 離職日 離開本公司時間 四、貨品資料： 1、基本設置 項次 項目設置 內(nèi)容說明 備注 1 貨品編號 給貨品的設定編號，以便管理 最長20碼 2 品名 貨品的全稱 3 大類 貨品大致類別 成品/半成品/原料中選擇 4 中類 貨品更細的類別 在大類基礎(chǔ)進行二次分類 5 貨品稅率 貨品的稅率 6 主單位 貨品。
