如何整理收納辦公室文件(家庭文件如何整理)
如何整理收納辦公室文件
如何整理收納辦公室文件
辦公室文件很亂是會(huì)直接影響工作的效率的，怎樣提高工作效率和方便呢?下面請(qǐng)參考怎么整理文件!
如何整理收納辦公室文件
一、先整理，后收納
大家常說(shuō)收納整理，其實(shí)真正的順序是整理在前，收納在后。
整理是個(gè)動(dòng)腦的活兒，收納是個(gè)體力活。
整理，是思考物品與自己的關(guān)系，并決策物品的去留。
收納，是將物品收容納入合適的空間，擺放到固定位置。
沒有經(jīng)過(guò)整理，就開始收納，實(shí)際上是在屯物。
收納只不過(guò)是做到了漂亮甚至規(guī)整地囤積物品，但是不解決根本問題。
不管是哪個(gè)流派的整理方法，通常經(jīng)過(guò)整理之后，物品數(shù)量會(huì)大幅減少。
我們應(yīng)在整理之后的基礎(chǔ)上，決定買什么收納用品。
否則就連收納用品就成為多余之物。
舉個(gè)栗子。
有一天整理名片，整理完了之后發(fā)現(xiàn)名片一張都不用留。
要聯(lián)系的人早聯(lián)系了。
不聯(lián)系的人，對(duì)方離職跳槽多年了也還是沒有聯(lián)系。
「萬(wàn)一有一天要用了怎么辦?」
這個(gè)萬(wàn)一不會(huì)到來(lái)的。
退一萬(wàn)步說(shuō)，如果你有極大的動(dòng)力、壓力和需要，要去找到一個(gè)人的聯(lián)系方式。
怎么可能沒有名片這種小事，能夠阻擋到你?怎么樣都能通過(guò)社交圈找到對(duì)口的人。
扔完了名片之后，名片夾沒有用處了，于是收納物品----名片夾，也可以扔了。
二、文件整理的基本原則是「全扔」
文件類的整理，有一個(gè)基本理念是全扔。
全扔可怕嗎?不可怕的。
沒有這個(gè)信念，啥都扔不掉。
全扔難以操作嗎?不難。
因?yàn)樵蹅円郧皼]有想過(guò)全扔，所以沒思考過(guò)全扔的方法。
在全扔的原則下，有以下類東西是需要保留的：
現(xiàn)在手頭正在用的文件。
短時(shí)期內(nèi)需要用的文件，比如在項(xiàng)目執(zhí)行期間3個(gè)月，相關(guān)文件在期間內(nèi)需要使用到。
萬(wàn)一扔掉會(huì)非常困擾的文件。
例如，需要長(zhǎng)期乃至終身保存的文件，身份證、戶口本、房產(chǎn)證、學(xué)位學(xué)歷證、結(jié)婚證、行駛本、駕駛證、護(hù)照等。
這部分已經(jīng)進(jìn)入貴重物品范疇，應(yīng)當(dāng)拎出來(lái)和其他貴重物品一起保存。
工作中需要保留為存證的文件：如合同、項(xiàng)目最終成果、帶章帶字的文件等。
注意：
在工作過(guò)程中，還會(huì)產(chǎn)生一些想要保存的文件：例如獎(jiǎng)狀、聘書、證書等。
這部分如果不具有貴重物品性質(zhì)，而又出于心動(dòng)想要保存的情況下，應(yīng)當(dāng)與回憶物品一起保存。
但是，這里，如果你喜歡內(nèi)瓤，不喜歡外殼的話，外殼也可以扔，比如：
不要保留不在自己的工作范圍和職責(zé)范圍之內(nèi)的文件。
不要幫領(lǐng)導(dǎo)和同事囤積物品。
請(qǐng)仔細(xì)思考你手上的文件究竟是你的，還是別人的。
如果你整理物品時(shí)，發(fā)現(xiàn)有別人的文件，這是個(gè)好機(jī)會(huì)，說(shuō)明你的工作界限不清。
應(yīng)該感謝整理帶給你的啟發(fā)，解決一下這個(gè)問題。
經(jīng)過(guò)整理步驟后，桌面啥都沒有了。
保持臺(tái)面無(wú)物，將東西收納到柜子里。
舉個(gè)栗子。
常用抽屜一共三個(gè)。
一個(gè)放辦公用品和小物品。
一個(gè)放文件和保存的成果。
一個(gè)空著，放香薰燈，錢包和折疊好的大衣。
三、文件的具體收納
現(xiàn)在我們就開始收納了。
文件：有電子件的不保存紙版。
蓋章合同請(qǐng)財(cái)務(wù)統(tǒng)一保存。
你算算看有多少文件，在買個(gè)合適且心動(dòng)的文件夾收納。
不要多買文件夾。
單據(jù)：發(fā)票需要報(bào)銷的請(qǐng)單獨(dú)放入發(fā)票夾子。
買一個(gè)發(fā)票收納盒子。
由于你非常清楚要裝的東西有多少，所以不用多買。
小票：全扔以后應(yīng)該是沒有了。
如需記賬，請(qǐng)記賬后扔。
會(huì)員卡、購(gòu)物卡、積分卡：拍照整理到印象筆記等app以后，可以全扔。
商家使用時(shí)報(bào)卡號(hào)就可以了。
如果你不放心，不要拖延，立刻給所有商家打電話確認(rèn)是否一定要實(shí)體卡使用，絕大多數(shù)商家都可以報(bào)卡號(hào)使用。
如果這個(gè)付出都不愿意做的話，說(shuō)明你沒有那么喜歡你的卡哦。
不喜歡又不心動(dòng)的東西，不要留在身邊。
請(qǐng)豎著直立收納，找?guī)讉€(gè)方便的.且你心動(dòng)的小盒子，豎著收納起來(lái)。
能立的盡量全部立起來(lái)。
我辦公用品少，放個(gè)清潔用品抽屜示意一下。
總是有太多的雜物舍不得丟掉，又不知如何整理，怎么辦?
答：舍不得丟是一個(gè)非常正常的心理，但是呢，我推薦大家從另外一個(gè)更經(jīng)濟(jì)的角度考慮這一件事情，因?yàn)檫@個(gè)世界上除了你購(gòu)買的物品有成本，你生活的空間，舒適度，其實(shí)也是有成本的。
那么其實(shí)讓這一些東西擠占你的生活空間，然后你活得在這個(gè)雜物的當(dāng)中，活得很不舒暢的話其實(shí)也是一種損失。
另外就是舍不得丟的人呢，可能是從來(lái)未曾進(jìn)行過(guò)科學(xué)系統(tǒng)的徹底整理。
那么推薦大家在學(xué)習(xí)整理的方法之后，有機(jī)會(huì)對(duì)自己做一次徹底的整理。
這樣呢，能改變自己對(duì)于囤積物品和購(gòu)買的這樣一些觀念，從根本上斷絕大家有太多其實(shí)自己并用不著但是又舍不得丟的東西。
小空間，物品收納的原則是什么?
答：小空間的物品收納原則首先是這樣的，就是不要著急先收納。
雖然大家常講收納整理，但是實(shí)際上的話，應(yīng)該是整理在前收納在后。
整理就是決定哪些東西留哪些東西不留，那收納才是把你決定留下來(lái)的東西，按照固定位置，將它們進(jìn)行收納。
那么，小空間由于它的收納空間本身就比較有限，其實(shí)物品的整理的話，重要性遠(yuǎn)遠(yuǎn)要多過(guò)于收納，如果我們不整理只收納的話，
會(huì)變成我們只是把這些東西漂亮地或者隱藏式地收起來(lái)而已，不解決根本問題。
所以從根本上講的話，還是先把整理做好，越是小空間越要做整理。
數(shù)據(jù)線太多，雜亂且會(huì)擰成一團(tuán)，如何收納?
答：關(guān)于數(shù)據(jù)線的問題的話，建議大家是這樣，首先先做整理，把重復(fù)多余的東西扔掉，把必須要保存的東西留下來(lái)。
然后呢，也搞清楚線究竟是哪些線。
那么像一些咨詢的家里面那可能有很多的線和頭根本就是未知設(shè)備的，就已經(jīng)搞混亂了。
那最后如果整理出了線，還有包括插頭以后呢，大家可以把線繞成一團(tuán)或者疊成一團(tuán)，然后在淘寶買一些數(shù)據(jù)線、電線的收納工具，
比如說(shuō)扎袋呀，這些是屬于成本比較低的收納工具，那么把它扎好以后，豎著放進(jìn)小盒子里面，抽屜一拉開就能看見。
家庭文件如何整理
家庭文件如何整理
家庭中是很多東西和雜七雜八的，怎么把它們歸納好呢?下面有方法以參考的哦!
家庭文件如何整理
家庭文件整理可以概括為三句話：分類，整理，保管。
分類
每個(gè)家庭都不同，但大概分為這幾類：財(cái)產(chǎn)類文件、健康類文件、工作學(xué)習(xí)類文件和照片音像類文件。
財(cái)產(chǎn)類文件：家庭收入支出賬目、存折、股票等各類投資交易證卡、有價(jià)證券、工資條、水電費(fèi)支出記錄、保險(xiǎn)憑據(jù)、借據(jù)、合同契約、貴重物品清單和發(fā)票、各種家用電器的說(shuō)明書、保修卡、維修單等。
健康類文件：病歷、診斷書、醫(yī)療保健卡、各類檢查的報(bào)告、表格、結(jié)果、住院記錄、疫苗接種和藥物過(guò)敏記錄、家庭成員意外傷害記錄以及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。
工作學(xué)習(xí)類文件：工作筆記、文章及著作手稿、工資資料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、學(xué)習(xí)筆記、作業(yè)、升學(xué)考試材料、學(xué)習(xí)成績(jī)單、畢業(yè)證等。
照片音像類文件：家庭成員各個(gè)時(shí)期的照片，結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會(huì)娛樂等活動(dòng)形成的錄像帶、光盤、電腦軟盤等資料。
而上述概括未盡的文件，可以歸為其他類別。
或者根據(jù)需要和數(shù)量多少靈活分類。
整理
對(duì)于紙質(zhì)材料，應(yīng)展開撫平，大于A4的才折疊保管，破損的可進(jìn)行修補(bǔ)，然后按同一小類裝入文件袋，最好是透明的，一目了然，。
如購(gòu)物發(fā)票一袋、病歷一袋、說(shuō)明書一袋、重要證件一袋等等，材料多的可分多袋，袋子外面再貼上標(biāo)簽。
裝好袋的文件就可按上述5個(gè)類別分別裝入大號(hào)的文件盒，盒外也貼上標(biāo)簽。
照片類文件，如果是實(shí)物照片，以每一項(xiàng)活動(dòng)為一組照片分好，每組照片前寫明該項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容，按時(shí)間順序排列裝入照片簿。
底片則以整筒為單位，放在該底片涉及的第一組照片處。
如果是數(shù)碼照片則按每一項(xiàng)活動(dòng)分別建立文件夾，照片說(shuō)明以文本文件格式存于該文件夾內(nèi)，以8位日期號(hào)碼加上表明該項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)容的簡(jiǎn)要文字為文件夾名，刻光盤，存硬盤或網(wǎng)盤保存。
小編還有一招，懶得導(dǎo)出數(shù)碼照片的，可以用各種云盤同步，常見的如百度云啊之類的，手機(jī)或者ipad上的拍完就都自動(dòng)同步到云盤里了，有自動(dòng)上傳功能的相機(jī)也有很多，沒有云功能的相機(jī)可以買個(gè)有云功能的卡，如果還不想花銀子，那就得自己勤快點(diǎn)，手動(dòng)導(dǎo)入了。
對(duì)于錄像帶和光盤文件，可以直接以小標(biāo)簽貼于錄像帶盒和光盤面，以表明該錄像帶和光盤的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等。
一般來(lái)說(shuō)，家庭文件的總量不會(huì)很多，經(jīng)過(guò)上述整理后的.文件，由于文件盒上均有簡(jiǎn)要文字表明內(nèi)裝何物，打開柜門就一目了然，可以迅速查找到需要的材料。
如果非常多，也可以編目錄。
保管
家庭文件沒必要按機(jī)關(guān)文件一樣要求放在專用的文件箱柜甚至專用的庫(kù)房，最實(shí)用的保管方式是將家庭文件按類別排放在避免陽(yáng)光直射的書柜一角，
再放上樟腦丸等防蟲藥，如果條件允許，還可以在柜內(nèi)放置防潮物品。
當(dāng)然重要的家庭文件如房產(chǎn)證、存折之類可以另外鎖起來(lái)存放。
整理家庭文件中應(yīng)注意的問題
1 持之以恒。
很多人剛整理家庭文件時(shí)都會(huì)很有興趣，畢竟是自己家里的東西而不是工作上的東西，整理起來(lái)總覺得比較輕松。
但整理過(guò)程中由于要收集的材料比較多，有些煩瑣，興趣便降下來(lái)了，逐漸地整理工作就停下來(lái)了。
所以我們要明白家庭文件內(nèi)容非常豐富，整理工作并非一朝一夕可以完成，而要持之以恒，以點(diǎn)滴之功，有時(shí)間就整理一點(diǎn)，最后總是可以完成的，關(guān)鍵是不能停。
2 隨時(shí)補(bǔ)充。
家庭文件整理完成并非一勞永逸，因?yàn)榧彝コ蓡T還在不斷參加社會(huì)活動(dòng)，產(chǎn)生新的材料，這些材料必須隨時(shí)補(bǔ)充到家庭文件中去，以利于查找和避免日子長(zhǎng)了以后遺忘。
3教育家庭成員用完歸位。
如用后應(yīng)放回原來(lái)位置，注意保護(hù)原件不能損壞等。
不然在利用過(guò)程中將文件弄亂了、弄丟了，或者放錯(cuò)位置了，將前功盡棄，不得不重新整理。