撰寫電子郵件(書寫電子郵件應(yīng)該注意避免哪些問題)
1.書寫電子郵件應(yīng)該注意避免哪些問題
電子郵件中的小錯誤會讓你給人留下懶惰、無能、注意力不集中、不值得信任或不專業(yè)的印象。
每天，我們都給同事和客戶發(fā)送電子郵件；但你是否真正想過，你的郵件說明了你的什么特點呢？我不是在談?wù)撃憬o其他人發(fā)送的郵件內(nèi)容，而是說你的電子郵件形式和格式在無意中傳達(dá)的信息。通常，遺漏或不小心包含在內(nèi)的微小細(xì)節(jié)可能暗示著你是一個懶惰、無能、不專心、不值得信任或不專業(yè)的人。
下面指出了一些在電子郵件中應(yīng)該注意的問題：拼寫：每個單詞的拼寫都正確嗎？使用拼寫檢查器，這應(yīng)該不費什么事，但你應(yīng)當(dāng)仔細(xì)讀一遍你所寫的信件內(nèi)容。記住，拼寫檢查器只能檢查拼寫錯誤，但不能檢查用詞錯誤。
語法：信件的語法正確嗎？語法并不只是挑剔的英文教師才關(guān)心的問題。如果你的信件語法不正確，收信人很有可能會誤解你的意思。
一般來說，溝通不暢比根本不溝通還要糟糕。 簽名欄：你的所有電子郵件中都包含一個帶有你的聯(lián)系信息的簡短、專業(yè)的簽名欄嗎？如果他們想給你打電話，不要讓他們到聯(lián)系人管理器中去查找你的聯(lián)系方式。
記得把你的聯(lián)系信息插入到每封電子郵件中。同時，你不必包含你的整個人生經(jīng)歷記錄，如你的出生地、最喜歡的顏色和緊急聯(lián)系人。
郵件主題：使用郵件主題來傳達(dá)有用的信息。讓收信人知道你希望他們了解什么內(nèi)容，以便他們決定如何處理。
無用或誤導(dǎo)的主題只會令人生厭。 格式：你曾經(jīng)在一個自然段落里寫下大量的文本嗎？把你的觀點分解一下，這樣別人會更容易理解。
這并不需要很多時間。只要在你想轉(zhuǎn)換思路的地方敲一下回車鍵。
不過也不要分得太細(xì)，把文章分成一段一段的。簡單地說，就是格式要與內(nèi)容相符。
長度：電子郵件一般都較短。你注意到?jīng)]有，電子書慘遭失敗。
部分原因就是因為人們不想在屏幕上看太長的東西。（當(dāng)然電子郵件時事通訊是個例外。）
緊急標(biāo)志：這是我個人比較厭煩的一項功能。我討厭人們對明顯不重要的電子郵件使用緊急標(biāo)志。
這讓人覺得你不重視收件人的時間和注意力，或者你患有某種人格障礙，以致于讓自己沉浸在自大的錯覺中。無論哪一種都不是個好印象。
帶寬使用：如果你發(fā)送的是一封只有幾句話的郵件，就不要加上一個巨大的圖形化簽名欄。這看起來很浪費，對那些仍然通過電話線接收電子郵件的人來說，這會浪費他們大量的寶貴時間。
如果沒有必要發(fā)送大文件，就不要發(fā)送。 收信回復(fù)：這是另一項我個人不喜歡的功能。
除非有人送給我一份非常重要的合同或時間敏感性文件，否則我想私下閱讀我的電子郵件。當(dāng)我看到那個小型彈出框告訴我發(fā)件人希望我回復(fù)一封非緊急的郵件時，我感覺到他們并不真正信任我。
每次在給別人發(fā)送電子郵件之前，我把這封郵件發(fā)給自己，看看它在我的Outlook收件箱里是什么樣子。結(jié)果令我感到驚奇，因為我注意到各種我并不想傳達(dá)的內(nèi)容。
我鼓勵你也這樣做。你可能驚奇地發(fā)現(xiàn)你的電子郵件也讓你陷入沉思。
2.書寫電子郵件應(yīng)該注意避免哪些問題
電子郵件中的小錯誤會讓你給人留下懶惰、無能、注意力不集中、不值得信任或不專業(yè)的印象。
每天，我們都給同事和客戶發(fā)送電子郵件；但你是否真正想過，你的郵件說明了你的什么特點呢？我不是在談?wù)撃憬o其他人發(fā)送的郵件內(nèi)容，而是說你的電子郵件形式和格式在無意中傳達(dá)的信息。通常，遺漏或不小心包含在內(nèi)的微小細(xì)節(jié)可能暗示著你是一個懶惰、無能、不專心、不值得信任或不專業(yè)的人。
下面指出了一些在電子郵件中應(yīng)該注意的問題：拼寫：每個單詞的拼寫都正確嗎？使用拼寫檢查器，這應(yīng)該不費什么事，但你應(yīng)當(dāng)仔細(xì)讀一遍你所寫的信件內(nèi)容。記住，拼寫檢查器只能檢查拼寫錯誤，但不能檢查用詞錯誤。
語法：信件的語法正確嗎？語法并不只是挑剔的英文教師才關(guān)心的問題。如果你的信件語法不正確，收信人很有可能會誤解你的意思。
一般來說，溝通不暢比根本不溝通還要糟糕。 簽名欄：你的所有電子郵件中都包含一個帶有你的聯(lián)系信息的簡短、專業(yè)的簽名欄嗎？如果他們想給你打電話，不要讓他們到聯(lián)系人管理器中去查找你的聯(lián)系方式。
記得把你的聯(lián)系信息插入到每封電子郵件中。同時，你不必包含你的整個人生經(jīng)歷記錄，如你的出生地、最喜歡的顏色和緊急聯(lián)系人。
郵件主題：使用郵件主題來傳達(dá)有用的信息。讓收信人知道你希望他們了解什么內(nèi)容，以便他們決定如何處理。
無用或誤導(dǎo)的主題只會令人生厭。 格式：你曾經(jīng)在一個自然段落里寫下大量的文本嗎？把你的觀點分解一下，這樣別人會更容易理解。
這并不需要很多時間。只要在你想轉(zhuǎn)換思路的地方敲一下回車鍵。
不過也不要分得太細(xì)，把文章分成一段一段的。簡單地說，就是格式要與內(nèi)容相符。
長度：電子郵件一般都較短。你注意到?jīng)]有，電子書慘遭失敗。
部分原因就是因為人們不想在屏幕上看太長的東西。（當(dāng)然電子郵件時事通訊是個例外。）
緊急標(biāo)志：這是我個人比較厭煩的一項功能。我討厭人們對明顯不重要的電子郵件使用緊急標(biāo)志。
這讓人覺得你不重視收件人的時間和注意力，或者你患有某種人格障礙，以致于讓自己沉浸在自大的錯覺中。無論哪一種都不是個好印象。
帶寬使用：如果你發(fā)送的是一封只有幾句話的郵件，就不要加上一個巨大的圖形化簽名欄。這看起來很浪費，對那些仍然通過電話線接收電子郵件的人來說，這會浪費他們大量的寶貴時間。
如果沒有必要發(fā)送大文件，就不要發(fā)送。 收信回復(fù)：這是另一項我個人不喜歡的功能。
除非有人送給我一份非常重要的合同或時間敏感性文件，否則我想私下閱讀我的電子郵件。當(dāng)我看到那個小型彈出框告訴我發(fā)件人希望我回復(fù)一封非緊急的郵件時，我感覺到他們并不真正信任我。
每次在給別人發(fā)送電子郵件之前，我把這封郵件發(fā)給自己，看看它在我的Outlook收件箱里是什么樣子。結(jié)果令我感到驚奇，因為我注意到各種我并不想傳達(dá)的內(nèi)容。
我鼓勵你也這樣做。你可能驚奇地發(fā)現(xiàn)你的電子郵件也讓你陷入沉思。
