接待訪問團(tuán)(會(huì)議接待方案)
1.會(huì)議接待方案
接待方案 一、接受任務(wù) 任務(wù)通常通過傳真、電話、領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭安排等形式下達(dá)。
二、掌握信息 了解客人基本情況，包括人數(shù)、姓名、性別、民族、年齡、職務(wù)、抵離時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、生活習(xí)慣和其他要求等。 三、擬定接待方案 根據(jù)客人來校目的、活動(dòng)時(shí)間和領(lǐng)導(dǎo)要求等擬訂接待方案。
接待方案一般由日程安排和食宿行安排兩部分組成，日程安排包括活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、活動(dòng)內(nèi)容、參加人員、活動(dòng)承辦部門和責(zé)任人任務(wù)分工等；食宿行安排包括客人姓名、性別、民族、職務(wù)、駐地房間號、乘車號和用餐地點(diǎn)等。 在制定接待方案的同時(shí)，要預(yù)先聯(lián)系預(yù)留接待任務(wù)需要的客房、餐廳、會(huì)議室等，以保證方案制定后可以得到落實(shí)。
四、方案送審 將制定好的接待草案分送各接待主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱、修改、定稿。 五、制作接待手冊 重要接待任務(wù)，要在制定接待方案的基礎(chǔ)上，印制接待手冊。
手冊中除接待方案中包括內(nèi)容外，應(yīng)增加鶴崗市情、參觀考察點(diǎn)簡介、行進(jìn)路線和工作人員通訊方式等內(nèi)容。 六、安排落實(shí)任務(wù) 接待方案確定后，利用協(xié)調(diào)會(huì)等形式及時(shí)將方案分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)責(zé)任部門，按照各自分工落實(shí)工作任務(wù)。
同時(shí)，通知有關(guān)單位配合，依情況共同做好以下接待準(zhǔn)備工作。 （一）交通方面：落實(shí)前導(dǎo)、后衛(wèi)車輛，收費(fèi)站放行，車輛安檢、衛(wèi)生消毒及車輛編號標(biāo)簽制作（大型團(tuán)），沿途道路保潔、亮化（夜間）、噴泉開放，訂購返程車票等事宜。
（二）駐地方面：做好保衛(wèi)和信訪接待工作，；通知駐地賓館根據(jù)需要做好以下工作：1、通道暢通。2、樓體亮化。
3、歡迎條幅懸掛。4、安排迎賓員。
5、安排專用電梯。6、準(zhǔn)備行李車。
7、檢查客房水、電、空調(diào)、有線電視、電話（是否需要加密）、衛(wèi)生間設(shè)施及有無異味。 8、客房內(nèi)報(bào)紙、鮮花、果盤、香煙、飲品、浴品、生活用品（托鞋、枕頭）配備。
9、客房空調(diào)提前開放，確保溫度適宜。10、客房門提前打開，準(zhǔn)備好房卡。
（三）用餐方面：通知就餐地點(diǎn)客人民族、飲食習(xí)慣、就餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)，并提前確定菜譜送主管領(lǐng)導(dǎo)審定。 餐廳空調(diào)提前開放，根據(jù)需要擺放餐牌、菜牌，掌握好上菜時(shí)間，做好餐間服務(wù)。
（四）會(huì)議方面：根據(jù)參加人員數(shù)量或會(huì)議形式安排適當(dāng)?shù)臅?huì)議室，告知會(huì)議承辦方做好會(huì)標(biāo)懸掛、參會(huì)人員指示板、會(huì)議室鮮花、果盤、香煙、飲品、手巾帕、話筒等準(zhǔn)備工作；會(huì)議室空調(diào)提前開放；提前做好名牌擺放、材料袋（筆、本）分裝等工作；做好會(huì)間服務(wù)工作。 七、迎接 一般應(yīng)根據(jù)客人身份、職務(wù)、來我校的等綜合因素考慮由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)或職務(wù)相應(yīng)人員迎接。
接待工作人員應(yīng)準(zhǔn)確了解客人所乘交通工具的車次、路線及抵達(dá)時(shí)間。迎接前再次提醒參加領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)人員迎接時(shí)間、地點(diǎn)、方式。
根據(jù)天氣情況準(zhǔn)備好雨具、雨靴、棉大衣等防護(hù)用品，適時(shí)發(fā)放接待手冊。 八、參觀考察 工作參觀考察由對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)安排，接待人員具體負(fù)責(zé)做好相關(guān)銜接工作。
重點(diǎn)應(yīng)放在安排旅游景點(diǎn)參觀活動(dòng)方面，根據(jù)需要提前準(zhǔn)備涼帽、雨具、毛巾、飲品、應(yīng)季藥品等，活動(dòng)中根據(jù)項(xiàng)目安排提醒客人注意事項(xiàng)，活動(dòng)結(jié)束時(shí)組織乘車、清點(diǎn)人數(shù)，及時(shí)與駐地工作人員聯(lián)系告知進(jìn)入駐地大體時(shí)間。 九、送行 客人離開，應(yīng)根據(jù)需要安排送行。
送行地點(diǎn)可以視情靈活作出安排，既可以到車站、收費(fèi)站、兩市交界處，也可在客人駐地送別。送別前再次提醒參加領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)人員送行時(shí)間、地點(diǎn)、方式，為客 人準(zhǔn)備行程中用品。
十、總結(jié) 一批任務(wù)結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)任務(wù)的重要程度，及時(shí)做好資料收集整理和信息反饋，確認(rèn)核實(shí)接待費(fèi)用，并認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。 。
2.如何成功地接待宴會(huì)
一個(gè)宴會(huì)的舉辦過程中最容易也是最重要的一環(huán)就是保證宴會(huì)本身的質(zhì)量，這和餐廳的環(huán)境、菜品的質(zhì)量有很大的關(guān)系，但是隨著客人精神需求的層次越來越高，無論如何，精心準(zhǔn)備和策劃已經(jīng)成為宴會(huì)接待成功的新的前提。
宴會(huì)的策劃是以豐富的想象力為基礎(chǔ)的。敏銳的觸覺和豐富的想象力是籌劃一場成功盛宴的必要條件。
籌辦一場既讓主辦方滿意，又能吸引賓客的盛宴能給酒店帶來更高的利潤以及更多的商機(jī)。好的策劃必須圍繞一定的主題。
這個(gè)主題不是依靠餐廳的喜好而做出的，而是必須與來賓團(tuán)體或公司的氣質(zhì)相協(xié)調(diào)。比如說，一個(gè)煙草公司的答謝宴會(huì)，可能餐廳選擇煙盒形狀的主題餐臺(tái)，在主要的位置飾以雪茄煙，可能效果會(huì)比司空見慣的鮮花效果要好；同樣一個(gè)手機(jī)公司的宴會(huì)，圍繞手機(jī)的主題也會(huì)較一般的主題給客人留下更深刻的印象。
很多小的裝飾造價(jià)很低但卻能起到畫龍點(diǎn)睛的作用，例如一個(gè)以“江南·春天”為主題的宴會(huì)，在墻上飾以漁網(wǎng)，錯(cuò)落有致的掛上貝殼，餐臺(tái)上改成鋪藍(lán)印花布的桌布，上面不放慣常的鮮切花，而是放了一個(gè)惠山泥人，令客人拍掌叫絕。成功的晚宴需要有特色，要能夠超乎常人想象。
別出心裁是很重要的。這就需要在宴會(huì)的安排和烹飪的風(fēng)格上下功夫了。
必須重視所有的細(xì)節(jié)。很重要的是餐前的溝通，包括：1、核對宴會(huì)接待的人員和任務(wù)以及更重要的他們對他們自己的任務(wù)是否明確；2、走場預(yù)演的時(shí)間，每個(gè)人員如何行進(jìn)，行進(jìn)的通路如何更加合理以避免和客人發(fā)生更多的交叉；3、物料的準(zhǔn)備，需要強(qiáng)調(diào)的是客人預(yù)定的同一品牌的酒水會(huì)不會(huì)因客人人數(shù)的臨時(shí)增加而出現(xiàn)不夠的情況，這會(huì)令客人大為掃興；4、預(yù)測問題并提供每一個(gè)接待人員以解決方案，例如天氣發(fā)生變化等因素；5、相關(guān)的協(xié)調(diào)部門的工作時(shí)間表，往往一個(gè)環(huán)節(jié)銜接不上，就會(huì)制約所有環(huán)節(jié)的準(zhǔn)備工作；6、菜品的盛器要超凡脫俗，緊扣主題，不能所有的主題都用同樣的盛器。
所有的餐前策劃需要一個(gè)宴會(huì)前的溝通會(huì)議予以進(jìn)一步的明確。這也是通常的做法，但是很多餐廳面臨著餐前會(huì)的效用比較低下的問題。
這和餐前會(huì)的形式有很大關(guān)系，建議使餐前會(huì)的形式多樣并起到活躍員工的作用，例如大家一起唱一首快節(jié)奏的歌，互相擊掌或者圍起圈來握手鼓勵(lì)，或者主持會(huì)議者提問有關(guān)宴會(huì)準(zhǔn)備工作的問題，讓員工回答，都是行有實(shí)效的辦法?？傊?，要想使宴會(huì)接待更為流暢，就要在宴會(huì)的策劃和餐前溝通工作上予以進(jìn)一步的提升，以保障宴會(huì)的成功。
3.如何接待與會(huì)者的陪同人員
與會(huì)者陪同人員的接待也是會(huì)議策劃者不能忽略的問題。
對陪同人員的特別收費(fèi)應(yīng)該包括他們所有活動(dòng)的費(fèi)用，但是如果允許他們參加正常的會(huì)議，那么收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該和與會(huì)者相同。特別的陪同人員活動(dòng)安排可能包括一些會(huì)議的活動(dòng)（餐飲、宴會(huì)、招待會(huì)等），應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的收費(fèi)。習(xí)慣的做法是將這些費(fèi)用包括在整體收費(fèi)中，這樣陪同人員可以在會(huì)議過程中和與會(huì)者得到相同的門票。
陪同人員的登記方式可以和與會(huì)者的登記方式相同。會(huì)議應(yīng)該鼓勵(lì)陪同人員在注冊區(qū)填寫表格， 讓他們覺得自己是會(huì)議的一分子。
同時(shí)，會(huì)議還應(yīng)該為他們提供和與會(huì)者名卡顏色不同的名卡。
如果陪同人員較多，條件許可，會(huì)議可以根據(jù)陪同人員的類型和興趣安排一些特殊活動(dòng)，如健身活動(dòng)、購物活動(dòng)、游覽觀光活動(dòng)、參觀活動(dòng)、小型社交活動(dòng)等。
另外，如果沒有組織特殊活動(dòng)，會(huì)議可以為陪同人員設(shè)立獨(dú)立的活動(dòng)室，一方面可以減少他們因與會(huì)者出去開會(huì)帶來的孤獨(dú)感，另一方面也便于管理。
當(dāng)與會(huì)者帶同伴參加會(huì)議，卻又沒有將其登記為陪同人員時(shí)，情況就比較微妙。
謹(jǐn)慎的做法是置之不理，通常是個(gè)好辦法，因?yàn)樗麄冎写蠖鄶?shù)人都沒有希望的帶關(guān)注，否則的話，他們就會(huì)登記為陪同人員了。
然而，有時(shí)候沒有登記的陪同人員也希望參加一些需要佩帶名卡才能參加進(jìn)入的活動(dòng)，如參觀、展覽等。沒有登記的陪同人員一般可以買票參加一般的活動(dòng)，但是出席全體大會(huì)就有問題了。如果會(huì)場足夠大， 可以將他們安排在二層看臺(tái)或其他不擁擠的地方， 但是具體情況很難估計(jì)。如果可以允許他們不佩帶名卡進(jìn)入會(huì)場， 那么與會(huì)者在當(dāng)?shù)氐呐笥鸦驅(qū)Πl(fā)言人感興趣的當(dāng)?shù)厥忻褚部赡苓M(jìn)入會(huì)場。
不過，為管理方面，建議所有會(huì)議都應(yīng)該對沒有登記的陪同人員作出相應(yīng)的規(guī)定。
